Как сократить средний период адаптации сотрудников?
Что рекомендуют эксперты: внедрение корпоративной базы знаний и разработка «курса Молодого бойца»
В 2024 году приходится уделять больше времени и ресурсов не только на тестирование кандидатов, но и на сам подбор соискателей. Такие последствия повлекла тенденция низкого уровня безработицы. А конкуренция на рынке труда вышла на уровень, когда компании открыто начинают переманивать сотрудников.
Роль HR в бизнесе сейчас на пике востребованности. Это не только про HR-бренд и поиск соискателей, но и составление корпоративной стратегии по удержанию и развитию персонала, обучению молодых специалистов, созданию кадрового резерва, а также повышению лояльности сотрудников.
На первых шагах автоматизации HR-процессов стоит внедрить программу адаптации новых сотрудников. Если ранее онбординг был характерен только для ИТ-компаний с преимущественно удаленным режимом работы, то сейчас этот процесс постепенно переходит во все сферы.
Какие мнения работодателей о процессе адаптации чаще всего ошибочны
- Разработка корпоративных программ требует много ресурсов и вложений. В любой компании есть ряд документов и правил, с которыми в первую очередь знакомят новичков — их можно взять как шаблоны и в дальнейшем оформить регламенты.
- Недобросовестного сотрудника легко выявить в период испытательного срока. За это время сотрудник должен показать себя с лучшей стороны. Но начать выполнять прямые обязанности без погружения в специфику деятельности — задача не из простых.
- Соискатели не смотрят на корпоративные ценности. Сейчас для профессиональных кадров при выборе из нескольких вакансий в приоритете стоит возможность обучения и роста.
- Для соискателей важен только размер заработной платы. По результатам независимых исследований на молодых людей большее внимание оказывают наличие интересных задач, возможность карьерного роста и позитивная культура на рабочем месте.
- Помощь во время адаптации нужна только соискателю. Это взаимовыгодный процесс. И сотрудник, и работодатель заинтересованы в скорейшем получении первых положительных результатов.
По стандарту за каждым новичком прикрепляется наставник. Однако по нынешним меркам зачастую это дорого. Как тогда поступить? Можно внедрить автоматизированную систему адаптации, где роль человека сведена к минимуму: первоначальное знакомство, поддержка и анализ итогового тестирования.
Два шага, которые помогут сократить срок адаптации до двух недель
Внедрение корпоративной базы знаний
Все данные компании в одном месте, при этом доступ к ней имеют только сотрудники. Когда новичок столкнется с проблемами, ему не нужно будет идти к опытному коллеге, можно самостоятельно в любой момент найти ответ на свои вопросы в Базе знаний. Откуда эти ответы? Если описывать решения типовых ошибок сразу после инцидента, в вашем пространстве ХайХаба соберется весь опыт компании без привязки к уникальным хранителям знаний.
Проблема: не удается подключится к корпоративному порталу
Решение: восстановите пароль, указав свою рабочую почту
Решение: восстановите пароль, указав свою рабочую почту
Для отделов продаж и поддержки корпоративная база знаний сократит кучу времени на поиск ответов на вопросы клиентов. Соберите все часто задаваемые вопросы, пропишите и согласуйте ответы к ним, менеджерам останется только скопировать данные и слегка их подкорректировать. Новый вопрос точно потребует неописанного решения, как только оно будет получено — сразу же заносите его в Базу знаний.
А если времени на оформление регламентов и инструкций нет, можно обратиться к специалистам. Они проведут интервью, изучат ваши корпоративные процессы и сформируют грамотно продуманный каталог статей. Мы рекомендуем наших партнеров из компании Systemmatica.
База знаний компании
Разработка «курса Молодого бойца»
Это сборник информации о вашей компании, с которой сотрудник должен познакомиться в первую очередь. Расскажите про корпоративные ценности, стратегию, а также историю компании. В первое время обучайте только самому необходимому, человек должен почувствовать себя частью команды и ощущать поддержку. А уже после переходите к описанию нормативов и требований, постепенно внедряйте тестирование.
Если хотите узнать о корпоративном обучении больше, изучите нашу статью «Как корпоративное обучение влияет на рост компетенций». Немного позже мы подготовим для вас дополнительный материал, где будет примерная структуры подобного курса и требования к формату аккредитации.
Курс молодого бойца
Что рекомендуют эксперты из компании Systemmatica
Наш официальный партнер компания Systemmatica имеет опыт в создании и систематизации корпоративных знаний более 10 лет. Команда методологов переносит ваши знания в документы, гайды, инструкции, создает курсы и тесты — помогает любому бизнесу ускорить процесс перехода к цифровизации. Следующие рекомендации подготовили наши партнеры.
Используйте советы от наших партнеров, и тогда средний период адаптации сократится до двух недель.
Включите в Базу знаний следующие разделы
- Общая информация о компании: миссия и ценности, дорожная карта развития, дата выплаты заработной платы и так далее
- Должностные инструкции для каждого сотрудника: ценный конечный продукт (ЦКП), роль должности в бизнес процессах компании, инструкции по всей информации, которая нужна для обучения и ежедневной работы
- План адаптации новичка для каждой должности: в каком порядке и в какие сроки нужно изучить информацию, чтобы быть готовым к работе
- HR блок: инструкции по поиску, отсеву, собеседованиям и сценарии адаптации новичков в разных отделах
- Взаимодействие между отделами: схемы передачи частиц и сценарии взаимодействия разных отделов
Более подробно про разделы базы знаний, их функционал и для чего они нужны, мы расскажем в следующей статье.
Используйте проверенные подходы к созданию регламентов
От общего к частному, наша авторская методика приоритетной детализации
- Начинаем с общего: организационно-функциональная структура, основные этапы и процессы
- Под каждый этап и процесс пишутся инструкции
- Под каждую инструкцию детализация и уточнение
- Дополняем по мере необходимости
Начните с простых шагов: «хоть как-то» всегда лучше, чем ничего. Нет смысла сразу городить адронный коллайдер. Первая инструкция, собранная на коленке; простые карточки на канбан доске; один график с ключевым показателем по вашей компании
Описывайте рабочие процессы, как они есть
Наши партнеры Systemmatica (эксперты по разработке корпоративных Баз знаний) рекомендуют использовать подход, когда в любом случае нужно собирать базу знаний компании на основании того, как бизнес работает сейчас.
Почему так: было проведено много кастдевов с предпринимателями. Когда приходят внешние консультанты и начинают им все процессы перекраивать, дальше бывает два сценария:
- Они или пытаются «натянуть сову на глобус» и потом через год бизнес из руин восстанавливают.
- Система изначально это отторгает, и они просто так потратили ваши время и деньги.
Поэтому идём по концепции — компания уже зарабатывает деньги, это сначала и следует оцифровать и масштабировать, а потом через готовую выстроенную систему будет проще вносить точечные изменения и исправлять ошибки.
Помимо прочего, это ещё и кратно снижает сопротивление команды, так как люди любят саботировать все изменения.
Пишите живым человеческим языком
Без «Азъ есмь указ № 4812, холопам велено челом бить пред началом веча в Zoom»😄. До сих пор загадка почему, но этим грешат многие люди, которые берутся за создание регламентов.
Рекомендации по подаче текста
- Максимально просто и доступно, разговорным языком, чтобы каждый сотрудник сразу понял, что от него хотят, и сделал это в лучшем виде
- Без официоза и канцелярских штампов
- Обращаемся к читателю на «ты», глаголы пишем в формате «сделай». Пример: «чтобы договориться о встрече, отправь …», а не «для согласования Вы позвоните» и т. п.
Чек-лист по созданию базы знаний
Выводы
- База знаний включает в себя все инструкции, чек-листы, регламенты и другую информацию, которая необходима сотрудникам компании для обучения новичков и для эффективной работы действующей команды.
- Разделы базы знаний: общая информация о компании, должностные инструкции по сотрудникам, план адаптации каждой должности для новичков, HR блок и взаимодействие между отделами.
- Есть два подхода к созданию регламентов: обратиться к нам и нашей авторской методике приоритетной детализации или сделать «хоть как-то».
- Описание процессов такими, какими они есть, имеет решающее значение.
- Важно описывать процессы живым человеческим языком, на основании того, как бизнес работает сейчас.
- Наполнение базы знаний на основании того, как бизнес работает сейчас — это снижает сопротивление команды и люди не саботируют новые изменения.
Смотрите также в нашем блоге:
Оставить заявку
на демонстрацию сервиса
