Добро пожаловать в сервис
«База знаний» от ХайХаба!

Что такое База знаний?
База знаний — онлайн-хранилище полезной информации в компании.
База знаний поможет упорядочить всю накопленную информацию и систематизировать ее хранение.
Содержимое Базы может быть любым — от внутренних регламентов до полезных статей.
Знакомство с интерфейсом
Главная страница Базы знаний поделена на блоки.
Первый блок – основные разделы пространства.

Примечание: вывод разделов на главную страницу доступен для администраторов и редакторов пространства.
Чтобы поместить на главную определенные разделы - используйте индекс сортировки в редактировании раздела.
Второй блок – избранные статьи. У каждого пользователя свой набор статей в данном блоке.
Третий блок – популярные статьи. Список формируется на основе лайков к статьям в рамках пространства.
Четвертый блок – последние просмотренные статьи. У каждого пользователя формируется индивидуально.
Пятый блок – последние измененные статьи.
Сюда попадают, как новые статьи, так и недавно отредактированные статьи, чтобы пользователи могли наблюдать за последними обновлениями в Базе знаний.
Панель основных разделов Базы знаний
Приглашение пользователей
ВАЖНО! При установке приложения в Битриксе происходит автоматическая синхронизация орг. структуры и должностей. Приглашать пользователей дополнительно не нужно.
Если определенного пользователя нет в списке Инструменты - "Пользователи" внутри ХайХаба, ему необходимо войти в приложение "База знаний" из своего аккаунта в Битриксе. После успешной авторизации вся информация о пользователе появится автоматически.
Чтобы поддерживать актуальность в ХайХабе, добавили ручное управление синхронизацией в Инструменты — «Пользователи пространства».
Если в среде Битрикс24 вашей компании произошли изменения, эта кнопка сделает информацию в ХайХабе актуальной. Повторная синхронизация позволит удалить из пространства уволенных сотрудников и добавить профили недавно появившихся. Кроме того, обновятся измененные в организационной структуре данные.
Прежде чем начать работу с сервисом, пригласите пользователей на странице приглашения пользователей:
Введите адреса пользователей, которых необходимо добавить в пространство ХайХаба. Все приглашенные пользователи будут иметь доступ к Общей Базе знаний.
Управление ролями
Роли в Базе знаний:
  1. Создатель – первый зарегистрированный пользователь. Обладает правами Администратора.
  2. Администратор — полный доступ ко всем разделам и статьям, управление ролями пользователей, доступами к контенту, управление пространствами, аналитикой, журналированием, приглашение пользователей на платформу;
  3. Редактор — имеет полный доступ ко всем элементам базы знаний (в том числе к архиву, черновикам), право создавать, редактировать и удалять контент, устанавливать доступы.
  4. Пользователь — просмотр доступных статей, возможность оставить комментарий к статье.
  5. Администратор пространства* – обладает правами администратора в конкретном пространстве.
  6. Ответственный* – права редактора только на определенную статью.
* Не относятся к основным ролям системы Базы знаний.
Управление ролями пользователей происходит на странице Пользователи пространства:

Ограничений на количество пользователей в одной роли нет.
Пространства
Если есть необходимость создания нескольких обособленных Баз знаний для разных отделов или проектов, используйте пространства. Это поможет вам удобно разграничить доступ к информации, а сотрудникам ориентироваться в вашей корпоративной Базе знаний.
Создание пространств доступно для Администратора ХайХаба

Создание пространства
Инструменты – Пространство – Создать новое рабочее пространство
Приглашение пользователя в пространство
  1. Переключитесь на пространство, в которое Вы хотите пригласить сотрудников

Для приглашения сотрудника необходимо обладать правами Администратора в выбранном пространстве. Изначально Администратором является пользователь, который создал пространство

Перейдите во вкладку "Пользователи пространства"
2. Добавьте пользователя в пространство
3. Выберите пользователей, которых Вы хотите добавить.
Поиск возможен как по Фамилии и Имени, так и по почте сотрудника

Обратите внимание: В списке доступны только пользователи, которые существуют в Общем пространстве
Создание разделов и подразделов
Обязательным полем является Название.
По умолчанию родительским разделом является Верхний уровень – раздел будет одним из основных в Базе знаний. Если в поле «Родительский раздел» выбрать один из существующих разделов, то вы создадите подраздел.
Индекс сортировки влияет на приоритет раздела. Чем больше значение – тем выше в списке будет раздел.
Создание статей
Обязательными полями являются Название и Содержимое статьи.
Краткое описание будет выводиться здесь (см. скриншот ниже).
Вы можете вставлять тексты из Microsoft Word и Excel с сохранением форматирования. Просто используйте штатный функционал (Ctrl+C и Ctrl+V). Редактор предложит очистить или оставить исходное форматирование.

Дополнительные возможности:
Срок активности статьи. Установите срок, в который статья актуальна. После завершения периода статья автоматически переместится в Архив.

Статус. Для статей разного вида существуют три статуса:
  • «Опубликовано» – статус по умолчанию. Статья видна пользователям.
  • «Черновик» – статья видна только редактору (в левом меню, в пункте «Черновики»).
  • «Архив» – статья не видна пользователям и находится в Архиве (в левом меню, в пункте «Архив»).

Раздел – родительский раздел, в котором находится статья. Укажите любой из доступных разделов, и статья будет помещена туда.

Теги. Объедините по тегам все статьи на одну тему. По нажатию на тег вы увидите все соответствующие статьи. Доступен также поиск по тегам.
Расширенный и быстрый поиск
Быстрый поиск.
В правой части экрана в легком доступе есть поиск по статьям и разделам базы знаний. Поиск производится как по названию, так и по содержимому статей. Поиск учитывает возможность опечатки и склонения.
Расширенный поиск.
В расширенный поиск можно попасть при вводе поискового запроса и нажатии Enter, а так же при нажатии значка фильтра рядом со строкой поиска.
Поиск позволяет отфильтровать результаты, ограничить поиск по пространству или разделам.

При поиске по файлам результат попадает в выдачу, если:
1) поисковой запрос найден в названии файла
2) поисковой запрос найден в содержимом файла (внутри документа .doc, .xls, .pdf и другие)

Обязательность прочтения статьи

Функционал обязательности прочтения статей покрывает автоматизацию рассылки регламентов и фиксацию ознакомления.
Для того, чтобы назначить статью обязательной к прочтению необходимо обладать правами Администратора или Редактора.

Доступно несколько видов назначения на прочтение:
По департаменту - статья отправится в "Ознакомиться" всем сотрудникам данного департамента;
По должности - всем сотрудникам на этой должности;
По компетенции - всем сотрудниками, обладающим данной компетенцией;
По сотруднику - определенному сотруднику.
Уведомление: после назначения статьи обязательной к прочтению, каждому сотруднику придет уведомление о том, что ему необходимо ознакомиться со статьей.
Пользователям Битрикс24 придет уведомление в чат-бот «ХайБот» со ссылкой на раздел «Ознакомиться».

После назначения статья появится в левой вкладке "Ознакомиться".

Сотрудник должен пометить статью, как прочитанную.

Дополнительно Администратор и Редактор смогут увидеть динамику ознакомления со статьей.
Уведомления для сотрудников в ХайХабе
Всем пользователям ХайХаба отправляются письма на почту с уведомлением о новых событиях.
В среду Битрикс24 автоматически встраивается чат-бот «ХайБот». При появлении важного для пользователя уведомления ХайБот направит личное сообщение на портале, например, об обновлениях в статьях, обязательности ознакомления, отметке в комментариях и др. Работает на всех тарифах. Уведомления приходят также из сервисов «Оценка персонала» и «Тестирование».
Сниппеты
Помимо статей, в Базу знаний можно добавлять сниппеты: информеры и контенты. Сниппеты можно интегрировать в статьи — это может быть текст, сайт, видео с внешних ресурсов и т. д.

Сниппеты – это мини-статья в статье. Если вы редактируете содержание сниппета, оно автоматически изменяется во всех статьях, в которых используется сниппет. В режиме редактирования вы можете найти сниппеты в соответствующем разделе меню.

Чтобы узнать, на какие статьи повлияют изменения в сниппете, можно увидеть во вкладке «Используется» в карточке просмотра сниппета.

Добавить сниппет в статью/описание раздела можно при их создании или редактировании. В поле содержимого статьи в редакторе или описании раздела нажмите «Вставить контент».

Права на просмотр сниппета:
Сниппеты имеют свою систему прав и при просмотре статьи, в которую вставлен сниппет, они учитываются.
Как это можно использовать?
Если у Вас есть необходимость закрыть часть информации в статье от пользователей и сделать ее ограниченной к просмотру - можно использовать для этого контент.


В открывшемся окне выберите из списка нужный вам информер/контент. В списке рядом с названием «Сниппеты» есть значок с изображением глаза — при нажатии на него будет доступен предпросмотр.
Удостоверившись, что это именно тот контент, который нужен, нажмите кнопку «Добавить».
Аналогичным образом вы можете вставить ссылку на статью или раздел из Базы знаний, не уходя со страницы редактирования статьи.

Чтобы вставить ссылку на статью, введите в поиске название статьи, нажмите на «Предпросмотр» и кнопку «Добавить».
Спойлер. Если необходимо скрыть часть текста и сделать доступным лишь по нажатию – используйте спойлер.
Якорные ссылки. Устанавливайте якорные ссылки на определенный абзац или слово в статье, чтобы быстро направлять пользователей в нужное место статьи.

Выделите нужный фрагмент текста и нажмите на значок якоря:
Введите название якоря.
После создания якорной ссылки ее можно использовать в двух различных вариантах.

1 вариант: якорная ссылка на фрагмент той же статьи.

Используйте обычную вставку ссылки. В поле URL введите название якоря в виде #ИМЯ_ЯКОРЯ, которое вы создали в предыдущем пункте.
2 вариант: якорная ссылка на фрагмент другой статьи.

Внимание! Для корректного срабатывания ссылки необходимо, чтобы у пользователей были неограниченные права доступа ко всем связанным статьям.

После создания якоря на фрагмент статьи якорная ссылка имеет следующий вид:
/article/view/12694#обеспечение

Используя данный вид, можно добавить ссылку на якорь в любой статье или описании раздела.
При нажатии на ссылку мы попадаем на якорь другой статьи.
Возможности редактора
Выделение жирным. Чтобы выделить текст статьи жирным шрифтом, выделите нужный текст в статье и нажмите на панели инструментов кнопку «В».

Выделение курсивом. Для выделения курсивом выделить нужный текст и нажмите на панели инструментов «i».

Подчеркнутый текст. Выделите нужный текст в статье и нажмите на панели инструментов «U».

Выбор шрифта. Выделите нужный текст или всю статью, нажмите на панели инструментов «А ⮋», выберите из списка нужный шрифт.

Размер шрифта. Выделить нужный текст, нажмите на панели инструментов «Аа ⮋», выберите размер шрифта.

Удалить форматирование. Чтобы снять любое форматирование (размер шрифта, выделение жирным и пр.), выделить текст и нажмите на панели инструментов кнопку с перечеркнутой буквой «А».

Дополнительные функции. Кнопка «Больше текста» открывает следующие функции:
  • Цвет текста — выделите текст и выберите цвет из палитры, выделенный текст будет окрашен в выбранный цвет;
  • Зачеркнутый — выделите текст и нажмите на кнопку с зачеркнутой буквой S, выделенный текст станет зачеркнутым;
  • Нижний индекс — выделите текст и нажмите на кнопку «х2», выбранный текст будет переведен в подстрочный;
  • Верхний индекс — выделите текст и нажмите на кнопку «х2», выбранный текст будет переведен в надстрочный;
  • Цвет фона — выделите текст и выберите из палитры цвет, выбранный текст будет отображаться на цветном фоне;
  • Встроенный класс (кодовый, выделенный, прозрачный) — выделите текст и выберите один из пунктов: кодовый — придаст тексту шрифт кода; выделенный — подсветит текст желтым; прозрачный — сделает шрифт полупрозрачным;
  • Встроенный стиль (красный, синий) — выделите текст и выберите пункт: красный или синий, текст будет окрашен в выбранный цвет.
Параграф (кнопка с символом ¶ и тремя точками). Этот раздел включает функции для форматирования абзацев:
  • Выравнивание по левому краю. Для форматирования текста по левому краю нажмите на кнопку со скошенными влево строчками.
  • Выравнивание по центру. Для форматирования текста по центру страницы нажмите на кнопку с сужающимися книзу строчками.
  • Нумерованный список. Выделите текст, который будет являться списком или установите курсор в место, откуда будет начинаться список, и нажмите на кнопку со строчками и цифрами 1, 2, 3. Повторное нажатие этой кнопки отменит форматирование в виде списка.
  • Дополнительные функции. Кнопка «Больше Параграф» открывает дополнительную панель инструментов, включающую следующие функции:
  1. По правому краю — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите на кнопку со скошенными вправо строчками;
  2. По ширине — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите на кнопку с параллельными горизонтальными линиями;
  3. Нумерованный список (с вариантами) — Выделите текст, который будет являться списком или установите курсор в место, откуда будет начинаться список, и нажмите на кнопку со строчками и цифрами 1, 2, 3. Список будет пронумерован арабскими цифрами. Для выбора других вариантов нумерации выделите текст и нажмите на стрелку рядом с кнопкой, из открывшегося списка выберите один из вариантов (по умолчанию – арабские; низшая альфа — латинские строчные буквы; нижний греческий — строчные греческие буквы; нижний римлянин — строчные римские буквы; верхняя альфа — прописные латинские буквы; верхний римлянин — прописные латинские буквы).
  4. Маркированный список (с вариантами) — выделите текст, который будет являться списком или установите курсор в место, откуда будет начинаться список, и нажмите кнопку со строчками и кружками. Текст будет преобразован в список с закрашенными кружками. Повторное нажатие на кнопку снимет форматирование в виде списка. Для выбора других вариантов нумерации выделите текст и нажмите на стрелку рядом с кнопкой, из открывшегося списка выберите один из вариантов (по умолчанию — закрашенные кружки; круг — незаполненные кружки; диск — закрашенные кружки; площадь — закрашенные квадраты);
  5. Формат абзаца (кнопка с символом ¶ и стрелкой вниз) — стили заголовков из встроенных форматов (Заголовок 1, Заголовок 2);
  6. Стиль абзаца (кнопка с символом ¶ и звездочкой) — выделите абзац и выберите один из вариантов (серый, граница, разреженный, верхний регистр);
  7. Высота линии — выделите текст и выберите высоту строки (по умолчанию, одинарный, 1.15, 1.5, двойной);
  8. Уменьшить отступ — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите кнопку со строчками и стрелкой влево, чтобы уменьшить отступ текста от края;
  9. Увеличить отступ — выделите текст или установите курсор на нужном абзаце и нажмите кнопку со строчками и стрелкой вправо, чтобы сделать отступ текста от края;
  10. Цитата (увеличение, снижение) — выделите текст и нажмите на стрелку рядом с кнопкой с кавычками, выберите увеличение или снижение. Увеличение добавить одну вертикальную полосу рядом с выделенным текстом, повторное увеличение добавит еще одну полосу. Уменьшение убирает одну полосу.
Вставить контент. Открывает окно для выбора информера или контента для вставки в статью (подробнее в разделе «Вставка контента»).

Вставить спойлер. Вставка сворачиваемого блока текста.

Вставить ссылку. Выделите текст, при нажатии на который должна открываться ссылка. В открывшемся окне в поле «URL» введите адрес ссылки, в поле «Текст» проверьте текст для вставки ссылки, при необходимости проставьте галочку «Открыть в новой вкладке», нажмите «Вставить».
После вставки ссылки в текст, при щелчке по нему можно выбрать следующие функции:
  • Перейти по ссылке;
  • Стиль (выбрать стиль текста для отображения ссылки);
  • Отредактировать ссылку;
  • Удалить ссылку.
Вставить изображение. Для вставки изображения нажмите на кнопку с изображением картины. Откроется небольшое окно с двумя вкладками — «Загрузить изображение» и «По ссылке». На первой вкладке можно перетащить изображение мышкой или выбрать картинку с диска, на второй – вставить ссылку на изображение.
Редактирование изображения. После вставки изображения вы можете щелкнуть по нему для открытия меню редактирования картинки. Доступны следующие функции:
  • Заменить — открывает окно для замены изображения на другое;
  • Выровнять — выберите нужный тип выравнивания (вправо, влево, по центру);
  • Подпись к изображению — вставить текст под картинкой;
  • Удалить — удалить изображение;
  • Вставить ссылку — открывает окно для вставки ссылки. Переход по ссылке будет осуществляться по нажатию на картинку в статье;
  • Положение — выберите из списка положение картинки в тексте (обтекание текстом, встроенное в текст);
  • Стиль — выберите стиль оформления картинки (скругленное, рамка, тень);
  • Изменить размер — введите данные ширины и высоты картинки чтобы изменить её размер;
  • Альтернативный текст — привязать текст к картинке. Данный текст будет доступен для просмотра в статье, если просмотр картинки будет недоступен. В месте ссылки на картинку альтернативный текст будет выведен в виде подсказки.
Вставить таблицу. Нажмите на кнопку с изображением таблицы и выберите количество столбцов и строк.
Специальные символы. Нажмите на кнопку с изображением спецсимвола и выберите нужный вам символ для вставки.

Вставить горизонтальную линию. Нажмите на кнопку с длинным тире чтобы вставить горизонтальную разделительную линию.
Отменить. Кнопка со стрелкой влево отменяет последнее действие.

Повторить. Кнопка со стрелкой вправо повторяет последнее действие.

Прикрепить документ к статье. Допустимые форматы — docx, doc, xlsx, pdf, размер файла до 10 Мб. Нажмите на кнопку «Больше» (с изображением плюса) на панели инструментов и выберите «Загрузить файл». Перетащите файл в область загрузки или выберите его из структуры папок на компьютере.
Больше разное. Последняя кнопка на панели инструментов с тремя вертикальными точками открывает дополнительную панель с кнопками:
  • Выбрать всё — выделить весь текст;
  • Просмотр HTML-кода — включить режим просмотра HTML-кода.
Помощь — открыть справку по горячим клавишам.
Новые статьи в Базе знаний
Новые статьи – список статей, которые ни разу не были просмотрены пользователем после создания или обновления.
При входе в список разделов новые статьи помечаются как «Новая» и пунктиром:
Журналирование
В Базе знаний предусмотрена удобная и простая система учёта всех действий, произведенных в приложении — например, создание или изменение статей и разделов.

Для перехода к журналированию нажмите на кнопку Меню – Инструменты – Журналирование.
Далее выберите «События».
Откроется список всех событий в табличном виде. Для возврата в приложение нажмите «Назад к сервису».
Таблица отражает дату и время произведенных действий, тип произведенной операции (создание, просмотр, изменение, удаление), id и вид элемента, над которым были произведены действия (раздел, статья, информер, контент), информация о пользователе, который вносил изменения (id, ФИО, электронная почта, ip, браузер).
Поиск и сортировка
Для выборки записей по типу операций выберите интересующую вас операцию из списка под названием соответствующего столбца. Данные будут отсортированы автоматически.
Для фильтрации записей по остальным столбцам введите параметры для поиска в полях под названиями столбцов и нажмите «Поиск».
Отфильтрованные данные будут отображены в таблице, а под ней — количество элементов.
Для сброса фильтра нажмите кнопку «Сброс».